Formulario I-9 y sus empleados

En 1986, el Congreso aprobó la Ley de Control y Reforma de la Inmigración (IRCA), una ley que modificó la ley de inmigración de los Estados Unidos, haciendo ilegal que las empresas contraten inmigrantes ilegales a sabiendas e imponiendo sanciones financieras y de otro tipo a las empresas que contratan inmigrantes ilegales.

Para hacer cumplir estas nuevas pautas, el gobierno federal requiere que los empleadores verifiquen la elegibilidad de un empleado potencial para trabajar en los Estados Unidos completando el Formulario de verificación de elegibilidad y empleo (Formulario I-9). Al completar el Formulario I-9, el empleador certifica que ha visto los documentos que prueban que el empleado potencial está autorizado a vivir y trabajar en los Estados Unidos.

El 21 de octubre de 2019, la Oficina de Administración y Presupuesto aprobó una nueva versión del Formulario I-9. La nueva versión contiene cambios menores en el formulario, pero aún vamos a repasar los nuevos cambios e información para el formulario I-9 2020.

 

Descripción general de los cambios en el Formulario I-9

La forma en que llena el Formulario I-9 y los documentos utilizados para verificar la ciudadanía de su empleado no ha cambiado, pero lo que sí ha cambiado es la redacción y las instrucciones del documento. Se puede encontrar una descripción general de los nuevos cambios. aquí , con comparaciones de la antigua redacción de la I-9 con la nueva redacción.

La nueva edición del formulario también enumera países adicionales en el campo “País de emisión” en la Sección 1, otros cambios menores que se pueden encontrar en el formulario son los siguientes:

  • Aclaración sobre quién puede actuar como representante autorizado en nombre del empleador al completar sección 2 .
  • Aclaración relativa a los documentos aceptables para las columnas de la Lista A, B y C. El empleador ya no tiene que poner N / A en las columnas que no se utilizan.
  • El nuevo formulario también aclara que el Documento de autorización de empleo (EAD) de un empleado que contiene una fotografía, no cuenta como un documento de la Lista C, sino que cuenta como un documento de la Lista A.

El nuevo formulario no es de uso obligatorio hasta el 1 de mayo. S t , 2020 y hasta el 30 de abril th , los empleadores pueden optar por utilizar la edición anterior con fecha del 17/07/2017 o la nueva edición. Esto no significa que deba actualizar todos los formularios I-9 antiguos de sus empleados, ya que aún son válidos. Este cambio solo se aplica a las nuevas contrataciones y a los empleados recontratados que hayan dejado la empresa por más de tres años.

Llenando el Formulario I-9

Completar el Formulario I-9 puede ser bastante sencillo. Los empleados que trabajen menos de tres días hábiles deben completar las Secciones 1 y 2 del Formulario I-9 antes de comenzar a trabajar. Si la persona es contratada para un trabajo que dure más de tres días, el formulario debe completarse antes del final del tercer día de empleo.

Los empleadores pueden contratar a una empresa o contratista externo para verificar la elegibilidad de un empleado potencial, pero el empleador es en última instancia responsable de las acciones del contratista y del estado del empleado.

El Formulario I-9 tiene tres secciones: la primera sección la completa el empleado, la segunda la completa el empleador o un representante autorizado en nombre del empleador y la tercera se completa solo cuando se vuelve a contratar, se vuelve a verificar o se le da un nombre cambio de empleado.

La Sección 2 debe completarse y firmarse dentro de los tres días hábiles posteriores al empleo, y el empleador debe inspeccionar físicamente un documento de la Lista A o una combinación de documentos de la Lista B y C. Los documentos que son aceptables para cada una de las listas son los siguientes:

  • Lista A
    • Pasaporte de los Estados Unidos
    • Tarjeta de residente permanente o tarjeta de registro de extranjero, formulario I-551
    • Pasaporte extranjero vigente con un sello temporal I-551
    • Documento de autorización de empleo vigente que contiene una fotografía: Formulario I-766 Documento de autorización de empleo
    • Pasaporte extranjero vigente con un Registro de llegada-salida vigente, Formulario I-94, que lleva el mismo nombre que el pasaporte que contiene un endoso del estatus de no inmigrante del extranjero (si ese estatus autoriza al extranjero a trabajar para el empleador)
    • Pasaporte emitido por el Estado Federal de Micronesia (FSM) y la República de las Islas Marshall (RMI) con un Formulario I-94 o I-94A válido
  • Lista B
    • Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado o posesión de los Estados Unidos que contenga una fotografía o información como nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección.
    • Cédula escolar con fotografía
    • Tarjeta de registro de votante
    • tarjeta militar, registro de servicio militar o tarjeta de identificación de dependiente militar
    • Una tarjeta de identificación emitida por agencias o entidades gubernamentales federales, estatales o locales que contenga una fotografía y nombre, fecha de nacimiento, sexo, altura, color de ojos y dirección.
    • Tarjeta de Marina Mercante de la Guardia Costera
    • Documentos tribales nativos americanos
    • Licencia de conducir canadiense
    • Los menores de 18 años pueden presentar un expediente escolar, boleta de calificaciones, expediente clínico o médico, o expediente de guardería o guardería.
  • Lista C
    • Tarjeta de número de seguro social emitida por la Administración del Seguro Social
    • Original o copia certificada de un acta de nacimiento emitida por el estado, condado, autoridad municipal o posesión periférica de los Estados Unidos con un sello oficial.
    • Certificado de nacimiento en el extranjero emitido por el Departamento de Estado (formulario FS-545 o formulario DS-1350)
    • Documento de autorización de empleo vigente emitido por el Departamento de Seguridad Nacional
    • Formulario I-197 Tarjeta de identificación de ciudadano de EE. UU.
    • Documento tribal nativo americano
    • Formulario I-179 Tarjeta de identificación para uso de un ciudadano residente en los Estados Unidos

Sanciones al empleador por infracción de IRCA

Bajo IRCA, los empleadores pueden ser multados por no cumplir con las pautas del Formulario I-9, aceptar documentos fraudulentos al determinar la elegibilidad para el empleo o discriminar a las personas en función de su país de origen o estado de ciudadanía. Las sanciones monetarias que pueden ocurrir por violar la IRCA pueden oscilar entre $ 573 y $ 20,130 por infracción, y los infractores reincidentes reciben sanciones en el rango más alto de la escala.

Es importante verificar adecuadamente el estado de ciudadanía de todos los empleados que se contratan para evitar multas tan costosas. También es importante realizar auditorías internas con regularidad para garantizar que su empresa cumpla con la ley. También puede considerar consultar a un abogado para revisar sus procedimientos y formularios para estar lo más preparado posible en caso de una auditoría.

 

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Escrito por: Matthew Muriel

¡Conoce a Matthew! Matthew es nuestro escritor de contenido y ha estado trabajando con nosotros durante un año. Disfruta trabajar para SolveHR porque le permite practicar su redacción publicitaria y le permite adquirir experiencia en su incipiente carrera. Matthew estudió en la Universidad de Texas en San Antonio y obtuvo su título en inglés con especialización en redacción profesional. Valora aprender nuevos procesos en la industria de recursos humanos y luego transmitir esas ideas a los clientes de la empresa. Cuando no está trabajando, le gusta leer libros de no ficción, y su libro favorito que leyó recientemente es El gen por Siddhartha Mukherjee. Si pudiera ir a cualquier parte del mundo, viajaría por los Estados Unidos y visitaría todos los parques nacionales.