La gente comete errores todo el tiempo, pero a menudo hay poco margen de error en el mundo empresarial. La nómina es una de esas facetas del negocio en las que puede haber poco margen de error, ya que cometer un error puede costarle a sus empleados el dinero que tanto les ha costado ganar y provocarle graves problemas legales.

Entonces, ya sea que sea una empresa nueva que acaba de contratar a su primer empleado o una empresa ya establecida que desea repasar algunos errores comunes que se pueden cometer en la nómina, esta semana discutiremos algunos errores comunes. que hacen las empresas al pagar a sus empleados.

Nómina de sueldos

Para cualquier negocio nuevo o personas que solo quieran un curso de actualización, usaremos esta sección para delinear la anatomía de la nómina. La nómina se puede dividir en cinco partes diferentes. Estas partes encajan entre sí y varían según el lugar de los Estados Unidos en el que se encuentre, pero en su mayor parte, son las mismas para todas las empresas. La anatomía de la nómina es la siguiente:

Períodos de pago y días de pago – un programa de pago es esencialmente cuando sus empleados están

pagado por ciertos días de trabajo. Las fechas de inicio y finalización de este programa son el pago

período, que representa el período en el que su personal trabajó y ganó salarios. Pagar

los períodos varían y algunos ejemplos comunes son semanales, quincenales y quincenales.

Recaudación de impuestos a empleados y empleadores – Los impuestos se pueden dividir en dos

partes — empleados y empleadores— que están obligados a pagar impuestos sobre los salarios.

Estos impuestos se adeudan tanto al gobierno estatal como al federal y varían

dependiendo del estado en el que te encuentres. Los empleadores suelen ser responsables de

recaudar impuestos federales sobre la renta, Seguro Social y Medicare de los empleados

cheques de pago.

Pago y presentación de impuestos – Después de haber recaudado los impuestos de los empleados

sueldo, generalmente debe pagar los impuestos sobre la renta federales y estatales mensualmente. Otro

Los tipos de impuestos a veces se pagan trimestralmente. Ahora para el relleno. Después de pagar

empleados, debe presentar los formularios correspondientes, como el Formulario Federal 941, el Formulario 940,

o Formularios W-3 y W-2. Cada formulario varía según la frecuencia con la que se deben entregar,

pero para este artículo, no entraremos en él.

Leyes federales, estatales y locales – Mientras configura el pago, debe estar

familiarizado con todas las leyes laborales y laborales federales, estatales y locales. Para

Por ejemplo, el salario mínimo federal es de $ 7.25 pero puede diferir según el estado e incluso el

ciudad en la que te encuentras.

Cronometraje – Para cualquier empleado no exento por hora, debe realizar un seguimiento de

sus horas trabajadas. La mayoría de los trabajadores están clasificados como exentos o no exentos

dependiendo de su salario y el tipo de trabajo que realizan.

Errores comunes

Después de leer ese curso intensivo sobre nómina, probablemente pueda comenzar a ver dónde se pueden complicar las cosas. Es por eso que describimos algunos de los errores más comunes con la nómina y cómo puede evitarlos a continuación. Esta publicación es solo un conjunto general de consejos y cualquier consejo específico debe solicitarse a un profesional. Algunos de los errores más comunes en la nómina son:

Configurar la nómina de forma incorrecta – Este es uno grande y puede ocurrir por varios errores diferentes, desde retener incorrectamente la cantidad incorrecta de impuestos hasta caer para establecer un período de pago que sus empleados comprendan. Es por eso que no está descartado contratar profesionales para ayudar con el proceso.

Clasificación errónea de empleados – Clasificar erróneamente a un empleado como contratista independiente o negarle horas extra al personal asalariado no exento son posibles violaciones de la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), y las sanciones pueden ser considerables. Para comprender cómo clasificar correctamente a un empleado, tómese un momento para leer el DOL pautas de clasificación .

Embargos de procesamiento incorrecto – Este es un tema que abordamos en otra publicación de blog sobre embargos salariales. Pero existen diferentes reglas para diferentes tipos de embargos de empleados y el incumplimiento podría resultar en multas, incluso el empleador tendría que pagar las deudas del empleado.

Olvidar llevar registros – La FLSA requiere que una empresa mantenga registros de pago de tres años. En el caso de una auditoría, el mantenimiento de registros meticuloso puede ayudarlo a evitar dolores de cabeza en el futuro. Los documentos que debe conservar varían, pero generalmente son I-9, W-4, hojas de tiempo, archivos de nómina e incluso la fecha de cada nómina.

Mala contabilidad – Este puede ser un caso de caída para integrar la nómina en sus libros. La nómina tiene un impacto directo en el efectivo que su empresa tiene en el banco, y una mala contabilidad puede impedir que sus empleados reciban pagos.

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